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Au vu des nombreux acteurs présents sur le marché, choisir un logiciel de gestion de contrats (ou CLM pour « contract lifecycle management« ) n’est pas une chose simple ! La rédaction de legaltechs.fr vous propose son TOP 10 des critères à considérer avant de choisir un CLM.

1. Interface et simplicité

Commençons par les bases ! Qui dit logiciel de gestion de contrats dit.. numérique, digital, etc. Or, tous les collaborateurs d’une entreprise ou d’une organisation sont pas tous des digital natives ou tout simplement à l’aise dès qu’il faut sortir de l’inénarrable duo papier/crayon.

C’est ainsi que la fameuse « UX » (ou expérience utilisateur en français) fait son entrée. Si elle ne résout pas tous les problèmes, loin de là, un logiciel avec une interface simple, aérée qui s’éloigne au maximum du cockpit d’avion ou de windows 95 est à privilégier.

En effet, un logiciel de gestion de contrats doit donner envie d’être utilisé car, selon le théorème de Thal legaltechs.fr :

UX soignée = plaisir = apprentissage = usage = objectifs atteints !

Malheureusement, à l’instar de la mode ou du bon goût, une UX réussie ne se décrète pas. Faites vous ainsi confiance et adoptez le CLM qui convient le mieux à la culture de votre entreprise, à vos usages.

Parmi les éléments à prendre en compte pour évaluer l’UX d’une solution :

• accessibilité des fonctions principales
• couleurs / espacements
• messages et infobulles pour guider l’utilisateur
• vidéos et contenus informatifs
• disponibilité du logiciel dans des langues étrangères
• etc.

2. Fonctionnalités

On reste dans le registre de l’évidence avec ce critère n°2 : le périmètre fonctionnel de votre logiciel.

Il convient pour cela de faire un premier exercice qui consiste à … analyser votre besoin ! Pour cela, foncez à la machine à café et parlez à vos collègues (acheteurs, RH, finance, commerciaux, ADV, direction, etc.) en leur demandant quels seraient vos « cas d’usage ». Si vous n’avez pas le temps et/ou l’expertise suffisante, vous pouvez aussi faire appel à un.e legal ops pour vous accompagner dans cette phase de recueil du besoin.

Une fois ce besoin recueilli, transposez le en exigences fonctionnelles, idéalement en catégorisant :

• d’une part les « must-have » c’est à dire les fonctionnalités indispensables que doit avoir votre logiciel de gestion de contrats,
• d’autre part les « nice to have » c’est à dire les fonctionnalités qui seraient utiles à ajouter

Pour vous inspirer, parmi ces fonctionnalités on retrouve souvent :

• contrathèque (centralisation des contrats)
• rédaction de modèles
• clausier
• gestion des annexes, avenants et contrats liés
• génération de contrats à partir de modèles ou formulaires
• mise en forme de contrats
• négociation
• mise en évidence des risques
• workflows et processus d’approbation/validation
• signature
• gestion des droits et accès
• personnalisation de l’environnement (logos, polices, etc.)
• API et connexions avec logiciels tiers
• etc.

A l’issue de ce recensement du besoin et des fonctionnalités correspondantes, peut être vous apercevrez vous que ce dont vous avez besoin n’est pas un logiciel de gestion de contrats complexe, mais qu’une solution de « document automation » de type Yousign, Docusign, Pandadoc ou encore PreciselyContracts vous conviennent tout à fait.

3. Gestion des droits et accès

Rentrons maintenant dans des critères plus opérationnels et métier !

La gestion des droits est en effet essentielle. Qu’il s’agisse de générer, importer, consulter, négocier ou encore de signer un contrat, il est indispensable que votre logiciel de gestion de contrats permette – avec le niveau de finesse qui correspond à votre organisation – de gérer les droits et accès des utilisateurs.

Optez ainsi pour un logiciel qui offre un contrôle précis et sécurisé sur la confidentialité et la disponibilité des documents liés aux contrats, qui permet d’attribuer des autorisations spécifiques à chaque document, en déterminant qui peut le consulter, le modifier ou le partager. Cela permet ainsi de garantir la confidentialité des informations sensibles et de prévenir les fuites de données.

4. Sécurité

Les aspects sécurités sont parfois négligés en début de phase de sourcing d’un logiciel de gestion de contrats.

Nous avons en effet rencontré bon nombre de directions juridiques qui, souvent par méconnaissance, éludent ce sujet en début de processus d’acquisition d’un CLM. Or, les RSSI et autres DSI ne sont jamais loin et finissent toujours par rappeler les fournisseurs aux bonnes pratiques et processus internes en matière de sécurité.

Les questions à vous poser sont, a minima, les suivantes :

• Où sont hébergées mes données ?
• Qui peut avoir accès à mes données ?
• Le logiciel est-il
• Quelle est la périodicité des sauvegardes ?
• Mes données sont-elles chiffrées ? En transit ? A froid ?
• Est-ce que le logiciel fait appel à des services tiers (Google, Open Ai, etc.) potentiellement situés en dehors de l’Union Européenne ?
• Quelles sont les certifications dont dispose l’éditeur (SOC2, ISO 27001, etc.) ?
• Quels sont les garanties de temps de rétablissement (GTR) ?
• Quel est le maximum acceptable de perte de données en cas de problématique serveur (RPO/PDMA) ?
• Quelle est la politique de la société en matière de sécurité des systèmes d’information (PSSI) ?
• La société a-t-elle nommé un DPO ?
• Etc.

N’hésitez pas, lorsque vous bâtissez vos questionnaires et/ou vos critères, à dimensionner correctement ces impératifs en fonction de vos enjeux en matière de SI.

A titre d’exemple, pourquoi être aussi exigeant en matière de souveraineté et sécurité des données si vous utilisez en interne la suite Google Workspace couplée à des outils de type Notion et Zapier et que ces enjeux ne sont pas stratégiques pour vous. A contrario, soyez inflexibles et exigez ce qui se fait de mieux, notamment en vous inspirant des recommandations de l’ANSSI.

5. Automatisation

Nous sommes au XXIe siècle, en 2023 pour être précis. Il est donc impensable qu’un logiciel contemporain ne vous permette pas d’automatiser un maximum de tâches à faible valeur ajoutée.

Chez legaltechs.fr, nous suivons le marché des CLM depuis de nombreuses années et avons vu beaucoup de progrès en la matière chez des acteurs comme Leeway, Hyperlex ou encore Juro que ce soit :

• en matière de clausier intelligent,
• sur la génération automatique d’avenants
• concernant le remplissage automatique de synthèses de contrats
• sur le rappel automatique des échéances et préavis
• sur le remplissage des champs standard des contrats

Bref, en 2023, un logiciel de gestion de contrats s’occupe des basses besognes et vous laisse vous concentrer sur le reste !

6. Mise en place, paramétrage et intégration avec l’existant

Attention, nous rentrons ici dans une zone de turbulence. Les coûts cachés, désagréments et retards se cachent souvent dans la mise en place.

Ces surcoûts et délais ne sont pas, loin de là, toujours imputables aux éditeurs. Nous sommes souvent dans une zone grise au confluent de promesses, largesses commerciales et définition de besoins approximative.

Pensez donc à bien formaliser les délais et coûts de mise en place ainsi que l’identité ou la désignation des logiciels avec lesquels vous souhaitez que votre solution de gestion de contrats s’interface. En face de ces engagements figureront calendrier et prix qui seront alors votre point de repère.

Pour bien formaliser cela, vous pouvez vous entourer d’experts et sachants, en interne (DSI, Chef de projet digital, etc.) ou en externe (AMO, legal ops, etc.).

7. Qualité du support client

Le support client (également appelé « customer success ») est essentiel dans la réussite de la mise en place d’un outil de gestion de contrats.

Le CSM (customer support manager) qui vous est dédié offre une assistance technique et fonctionnelle tout au long de la vie du projet et du déploiement (selon le type de contrat auquel vous souscrivez), afin d’aider les utilisateurs à surmonter les obstacles et à maximiser l’utilisation du logiciel.

Assurez-vous, que ce soit en demandant la présence de votre potentiel interlocuteur pendant les démonstrations et/ou en fixant des objectifs chiffrés dans le contrat, que le support client est compétent, pédagogue et réactif.

8. Fiabilité et robustesse de la solution

Nous avons parlé sécurité un petit peu plus haut. Il est tout aussi indispensable de penser à la fiabilité et à la robustesse du logiciel de gestion de contrats que vous allez utiliser.

A cet effet, vous pourrez questionner les potentiels fournisseurs sur leurs engagements en matière de niveau de service (SLA), ou encore sur le contenu de leurs plan de reprise d’activité (PRA) en cas d’incident.

Par ailleurs, il devient usuel de demander à vous entretenir avec des utilisateurs et clients actuels d’une solution afin de vérifier la satisfaction qu’apporte la solution.

9. Fin de contrat et réversibilité

Avant dernier point : la fin de contrat ! Il est en effet crucial, parmi les bonnes questions à se poser avant de signer un contrat, de penser à l’après-contrat.

En effet, les contrats sont des documents sensibles, qui contiennent des informations essentielles à la vie de votre société. Il est ainsi indispensable de savoir ce qui peut se passer en cas de fin de contrat (que vous en soyez ou non à l’origine).

Parmi les bonnes pratiques, il conviendra de savoir :

• comment vos contrats seront récupérés ?
• sous quel délai vos contrats et informations seront accessibles ?
• sous quelle forme vos contrats seront récupérés ?
• si les métadonnées ainsi que vos arborescences de contrats seront restituées ?
• si des données contractuelles vous concernant seront conservées par l’éditeur en fin de contrat. Si oui, à quelles fins ?
• Etc.

10. Tarifs

Enfin, vous vous en doutiez, nous avons gardé l’un des éléments les plus importants pour la fin : le prix !

Les éditeurs de logiciel, qu’il s’agisse ou non de CLM, publient pour la plupart (environ 2/3 en SaaS B2B) leur politique tarifaire.

Cependant, plusieurs informations sont à noter :

1. Les prix affichés par les éditeurs sont rarement les prix pratiqués à l’issue des négociations (certains éditeurs de CLM pratiquent des remises pouvant aller jusqu’à 80% par rapport au prix affiché)
2. Des frais et coûts cachés (au moins jusqu’au contrat final) sont monnaie courante en matière de logiciel de gestion de contrats, pensez ainsi à mentionner les frais d’intégration, paramétrage, formation, sauvegarde, extraction de données, etc. afin de bien choisir votre champion.