Actualités et news sur les legaltechs

Dans ma carrière, j’ai pu déployer des outils digitaux, principalement des legaltechs, auprès de plusieurs dizaines d’entreprises, des PME jusqu’aux Grands Groupes. Si ces projets finissent, dans la grande majorité des cas, par aboutir et donner satisfaction, j’ai pu observer des erreurs récurrentes faites par les organisations lors de la mise en place des Legaltechs.

Ces erreurs, on les retrouve – à divers degrés – dans les petites comme dans les grandes organisations. On peut distinguer 3 grandes familles d’erreurs : celles liées à la préparation, celles liées au manque de soutien, ainsi que celles liées aux attentes.

1. Un projet mal préparé

La première famille d’erreur correspond à la phase amont : celle du recueil du besoin des différentes parties prenantes, de la collecte des avis, attendus et contraintes de chaque service au sein de l’entreprise.

Des trois familles d’erreurs présentées dans cet article, il s’agit certainement de la plus négligée et pourtant de la plus impactante.

Dans la quasi totalité des projets compliqués, cette étape préliminaire a souvent été oubliée voire bâclée faute de temps, de moyens et/ou de compétences.

Une bonne pratique consiste à recenser les différentes parties prenantes susceptibles d’utiliser la solution legaltech, réunir des « power users », « early adopters » et autres utilisateurs clés autour d’une table afin de simplement écouter, prendre note et recenser leurs besoins, craintes et attentes.

Une fois ces besoins recensés, il est essentiel de ne pas partir dans une course à la solution la plus innovante, mais plutôt à la recherche de la solution la plus adaptée à ces usages et attentes (on peut ici faire l’analogie avec le problem solution fit canva).

2. Un projet peu soutenu

Par essence, les « legaltechs » ont pour objet de répondre à des problématiques juridiques. Ces problématiques juridiques sont – dans la grande majorité – traitées par des services support au sein des entreprises.

Or, les services support ont, en entreprise, besoin de soutiens et relais pour que leurs initiatives aboutissent et soient couronnées de succès.

C’est en effet une famille d’erreur que l’on retrouve très fréquemment, dans les petites comme dans les grandes entreprises. Trop souvent, ces projets – après avoir reçu un aval plus ou moins formel d’une DAF ou d’une Direction Générale – sont laissés entre les mains des principaux utilisateurs qui ont une expertise métier mais rarement une vision à 360° des enjeux et attentes des autres parties prenantes.

Au final, le principal utilisateur (souvent un juriste, contract ou compliance manager) se retrouve esseulé dans l’entreprise, à porter à bout de bras un appel d’offres, une contractualisation puis mise en place d’une solution contre vents et marées. Ces situations, au delà de générer stress et fatigue chez l’utilisateur principal, sont aussi propices aux retards, difficultés d’adoption voire aux rejets par les autres parties prenantes, du fait d’un manque de soutien du top management entraînant un déficit de légitimité voire de la défiance.

3. Un projet irréaliste

Si, selon une citation célèbre de Peter Drucker « culture eats strategy for breakfast« , inutile de préciser que la culture peut totalement annihiler votre projet de digitalisation juridique ou pus généralement de mise en place de legaltech en moins de deux.

On observe ainsi bien trop souvent des projets de déploiement irréalistes, non pas sur le plan technique, mais avant tout au regard de l’asymétrie entre la culture d’entreprise et les ambitions du projet. La frontière entre projet ambitieux et projet irréaliste est parfois très ténue.

Prenons un exemple que nous avons vécu récemment, avec un acteur connu du retail qui souhaitait digitaliser tous les services supports de son entreprise d’une traite, juridique et contrats inclus. Pour cela, le client a mobilisé budget (c’est un bon début) et a désigné deux personnes en interne pour mener à bien ces chantiers. Or, en approfondissant le sujet suite aux nombreuses précisions apportées au fil de l’eau par le client, ce dernier nous a indiqué qu’il souhaitait passer directement « du moyen-âge au futur ». Ici, le problème n’est pas technologique, mais culturel.

En effet, au-delà des capacités technologiques offertes par des outils, du développement spécifique et intégrations diverses au système d’information, cette mise en place nécessitait d’importants efforts d’acculturation, de modification des usages, processus et méthodes internes à réaliser par le client. Ce dernier, n’ayant pas anticipé ces éléments, s’est finalement retrouvé avec un outil performant, fiable et sécurisé.. mais avec un usage et une adoption extrêmement faible de la part des collaborateurs.

Il est ainsi nécessaire de bien dimensionner les efforts technologiques, financiers mais aussi humains nécessaires à la réussite d’un déploiement d’une solution de type legaltech qui, sans y paraître, impacte le quotidien de nombreux collaborateurs dans une entreprise. Une solution peut être de découper le projet en plusieurs phases, avec un groupe pilote et/ou avec un périmètre fonctionnel qui évolue avec le temps.